Soms lopen adviseurs en trainers aan tegen het verschijnsel dat hun opdrachtgevers hen willen inschakelen maar eigenlijk nog niet precies weten wat hun doel is. Ze vragen bijvoorbeeld: “Wil je deze training geven voor mijn team?” (“Gewoon, ze hebben wat training nodig”). Of ze vragen je een medewerker te coachen omdat hij ‘te negatief’ is. Soms willen ze dat je helpt een systeem in te voeren, maar stokt het antwoord op de vraag waarom ze dat willen. Of ze vragen om een sessie “zodat het teamgevoel wat sterker wordt.” In dit artikel kun je lezen hoe je als adviseur je opdrachtgever kunt helpen onbereikbare doelen om te zetten in bereikbare doelen.

Onbereikbare doelen: aanpakgerichte, negatieve en vage doelformuleringen

Er zijn drie soorten doelformuleringen die doelen onbereikbaar maken omdat ze onaf zijn:

• Een aanpakgerichte doelformulering (training X geven, systeem Y invoeren) stelt de aanpak, het middel, centraal in plaats van de gewenste opbrengst. Door het doel alleen in aanpakgerichte termen te formuleren kun je achteraf moeilijk beoordelen of het doel gehaald is. Ja, de training is gegeven, maar wat is er beter geworden, wat voor progressie is er bereikt?
• Een negatieve doelformulering (zoals ‘het geklaag moet afgelopen zijn’) geeft aan wat niet de bedoeling is, maar niet wat wel de bedoeling is. Deze focus op het bestrijden van het negatieve kan averechts werken. Mensen kunnen zich erdoor miskend voelen (“Alsof ik alleen maar negatieve dingen doe!”). Als mensen alleen maar te horen krijgen wat ze niet moeten doen, weten ze meestal niet automatisch wat ze wél moeten doen. Iemand maakte ooit het grapje: negatieve doelformuleringen zijn als negatieve boodschappenlijstjes. Er staat alleen maar op waar je niet mee thuis moet komen, maar niet waar je wel mee thuis moet komen.
• Een vage doelformulering is gedefinieerd in abstracte termen (“We willen werken aan het teamgevoel”). Het nadeel van dit soort formuleringen is dat vaak niet duidelijk is wat er precies mee bedoeld wordt. Hierdoor kan verwarring of ergernis ontstaan voor de betrokkenen: waar hebben we het nou eigenlijk over, waar zijn we mee bezig en waarom? Ook is het bij vage doelen niet goed te bepalen wanneer ze bereikt zijn.

‘Ja-maar’ reacties van adviseurs

Als adviseurs hier voor het eerst mee te maken krijgen kunnen ze soms verbazing of zelfs ergernis voelen. Ze kunnen het als een teken van onprofessionaliteit van hun opdrachtgever ervaren. Hoewel ze meestal hun ergernis proberen te verbergen, sijpelt die toch vaak door in hun woorden. Adviseurs die zich realiseren dat deze formuleringen tekortschieten, kunnen soms met een zeker ongeduld doorvragen. Hun reacties hebben vaak de vorm van een ‘Ja-maar’ formulering. Ze komen dan met reacties als:

• “Ja, maar je gaat niet zomaar een training geven. Wat moet die dan opleveren?”
• “Oké, ze moeten ophouden met X maar wat moet daar dan voor in de plaats komen?”
• “Dat klinkt me wat vaag in de oren. Wat bedoel je daar nou precies mee?”

Hoewel dit inhoudelijk relevante reacties zijn, is de vorm waarin ze gegoten zijn meestal niet zo effectief. Door de ‘Ja-maar’ vorm kan de opdrachtgever zich afgewezen voelen of de adviseur als corrigerend en belerend ervaren. Terwijl je dus het doel hebt om inhoudelijk vooruit te komen, loop je het risico relationeel achteruit te gaan.

Naar bereikbare doelen: van ‘Ja-maar’ naar ‘Ja-en’

Een oplossing voor dit probleem is door anders naar de situatie en jouw rol te gaan kijken. Het is niet realistisch om te verwachten dat je opdrachtgevers hun doelen al helemaal kant-en-klaar gevormd hebben op het moment dat ze jou in het proces betrekken. Een van de eerste dingen die je kunt doen – en die je kunt zien als belangrijk onderdeel van jouw rol als professional – is hen helpen om hun doelen verder te ontwikkelen tot bereikbare doelen.

Het werkt goed om niet negatief te denken over aanpakgerichte, negatieve en vage doelen, maar ze in plaats daarvan te zien als een bruikbaar begin van effectieve doelformuleringen. De vergelijking dringt zich op met improvisatietheater. Improvisators hanteren als spelregel dat ze altijd werken met wat er naar ze toekomt. Ze zeggen hier altijd ‘ja’ tegen en bouwen er op voort. Zo komt het tot een soepele samenwerking en tot co-creatie. Als je dus erkennend reageert, niet op een ‘Ja-maar’ manier maar op een ‘Ja-en’ manier, kun je je opdrachtgever helpen de doelen beter te formuleren.

• Bij een trainingsvraag zeg je dan bijvoorbeeld: “Aha, een training? Prima. En waar zou de training vooral over moeten gaan zodat het echt nuttig wordt? Waaraan zou je achteraf merken: ja, deze training heeft ons echt vooruit geholpen?”
• Bij een negatieve doelstelling kun je reageren met: “Oké, ze moeten ophouden met X. Dat klinkt verstandig. En wat zou je graag willen dat daar voor in de plaats gaat komen? En wat zou daarvan het voordeel zijn?”
• En bij een vage wens reageer je bijvoorbeeld: “Ah, je wilt dat het team meer proactief wordt? Interessant. Dat wil ik goed proberen te begrijpen. Zou je eens een voorbeeld kunnen geven van hoe dat eruit ziet en wat daar het voordeel van zou zijn?”

Conclusie

Opdrachtgevers komen vaak met doelformuleringen die nog niet af zijn. In plaats van je daar over te ergeren, kun je het accepteren als realiteit. Jouw nuttige rol begint bij hen helpen om te komen tot verder uitgewerkte doelformuleringen en daarmee tot bereikbare doelen. Door je rol zo te definiëren is het niet meer nodig vanuit ergernis of ongeduld te reageren, op een ja-maar manier. In plaats daarvan kun je de ja-en-methodiek toepassen. Zo leg je een goede basis voor samenwerking en progressie.