Ik sprak met een leidinggevende die vertelde dat hij een duidelijke afspraak had gemaakt met een medewerker. Een week later merkte de leidinggevende dat de medewerker niet had gedaan wat zij hadden afgesproken. De leidinggevende was hier geïrriteerd over. De afspraak was toch duidelijk? Waarom had de medewerker niet gedaan wat ze afgesproken hadden? Was hij het vergeten? Had hij de afspraak bewust aan zijn laars gelapt? In dergelijke situaties werkt confronteren vaak niet goed, terwijl de nog-niet-gelukt-framing wel goed werkt.

De ineffectiviteit van confronteren

In dit soort situaties kunnen leidinggevenden de neiging hebben om een volgend gesprek te openen met de vraag: “Waarom heb je niet gedaan wat we afgesproken hebben?” Maar ik pleit niet voor deze aanpak. Hij werkt zelden goed. Medewerkers kunnen er angstig, defensief of geïrriteerd door raken. Vanuit zo’n geïrriteerde interactie is het meestal lastig om weer progressie te boeken.

Iemand confronteren met wat hij nagelaten heeft of fout gedaan heeft is doorgaans veel minder nuttig dan we intuïtief kunnen denken. De persoon heeft het niet gedaan of verkeerd gedaan. Het doel van jouw gesprek is niet om die werkelijkheid ongedaan te maken. Het is al een feit dat het niet zo gelopen is als je afgesproken had. Niets in je gesprek kan dat ongedaan maken. Je kunt hooguit beïnvloeden wat er vanaf nu gaat gebeuren.

Schuldgevoel oproepen werkt averechts

Ook kunnen we soms de intuïtie hebben dat het nuttig is dat de persoon zich even slecht mag voelen over het feit dat hij niet gedaan heeft wat de bedoeling was. Maar ook deze intuïtie is niet zo wijs.  Als je de persoon in de positie brengt om zich slecht te voelen en schuld te bekennen wordt het niet gemakkelijker om positief verder te gaan. De persoon voelt zich slecht over zichzelf (en vermoedelijk over jou en julie relatie). Vanuit dit negatieve gevoel is het moeilijk om enthousiast aan de slag te gaan de situatie te verbeteren.

De nog-niet-gelukt-framing vergemakkelijkt progressie

Wat kun je beter doen? Het is zeker een goed idee om een vervolggesprekje te hebben. In zo’n gesprekje werkt een welwillende en constructieve houding vaak het beste. In plaats van te zeggen: “Je hebt je niet aan de afspraak gehouden,” kun je het gesprek openen met iets als:

“In ons vorige gesprek hadden we het over X. Ik merkte gisteren dat het je nog niet gelukt is om X te doen. Daarom leek het me een goed idee om weer even kort om de tafel te gaan zitten. Heb jij een idee hoe je ervoor kunt zorgen dat je X alsnog voor elkaar gaat krijgen?”

Deze manier van verwoorden noemen we nog-niet-gelukt-framing: je benoemt dat iets nog niet gelukt is, zonder oordeel, en je nodigt de medewerker uit om te bedenken hoe het alsnog zou kunnen lukken.

Waarom de nog-niet-gelukt-framing werkt

Door de nog-niet-gelukt-framing suggereer je dat de medewerker goede bedoelingen had en waarschijnlijk wel geprobeerd heeft om het te doen maar een goede reden had waarom hij het niet voor elkaar kreeg. Vanuit een dergelijke welwillende houding is de kans veel groter dat het gesprek soepel en nuttig verder gaat. Daarna kun je gewoon weer je verwachtingen verhelderen en tot afspraken komen.nog-