Afgelopen week trainden we het MT van een organisatie die management- en projectteams in bedrijven, overheden en non-profits helpt bij strategie en besluitvorming. Deze organisatie kent de progressiegerichte aanpak al jaren en past die toe in het werk voor cliënten en in de eigen manier van samenwerken. In de sessie stond progressiegericht sturen centraal. In deze gespreksaanpak maakt de leidinggevende eerst duidelijk wat er precies wordt verwacht; dat noemen we de progressieverwachting. Daarna licht de leidinggevende toe waarom die verwachting belangrijk is; dat is de rationale. De toon is vriendelijk en duidelijk. Omdat professionals zelf kunnen bepalen hoe zij aan de verwachting voldoen, is de aanpak autonomie-ondersteunend.

Sterke progressiegerichte basis

Naast te hebben geoefend, hebben de De MT-leden ook de tijd genomen om samen te reflecteren. Ze beschreven dat hun organisatie al veel doet dat autonomie ondersteunt. Als voorbeelden noemden ze dat het werk ruime keuzemogelijkheden biedt, dat de cultuur niet-hiërarchisch is en dat er duidelijke structuur aanwezig is. Ook gaven zij aan dat ze werken met progressiecoaches die teams helpen om systematisch vooruit te komen en de samenwerking te versterken.

Mogelijkheden voor verdere groei

Als belangrijke manier om verder te verbeteren zagen zij het consequenter en concreter gebruiken van de rationale in stuurgesprekken. Zij constateerden dat zij:

1. de rationale soms niet expliciet uitleggen deels omdat zij ervan uitgaan dat wat voor henzelf vanzelfsprekend is, ook voor medewerkers vanzelfsprekend is. Door de rationale niet te noemen niet snappen waarom wat je vraagt belangrijk is. Daardoor is de kwaliteit van hun motivatie minder groot.
2. de nadruk in gesprekken te vaak op regels of afspraken leggen in plaats van op het waarom daarachter. Door regels en afspraken te accentueren neemt de kans toe dat hun autonome motivatie ondermijnd wordt omdat ze zich meer gecontroleerd en minder vertrouwen ervaren.

Stappen vooruit

Hun gesprek leverde concrete en wat mij betreft uitstekende ideeën voor stappen vooruit op:

1. Zij spraken af om belangrijke gesprekken vaker samen voor te bereiden, zodat kernboodschap en taalgebruik op elkaar aansluiten, medewerkers een consistente boodschap horen en ze elkaar gericht kunnen helpen vaardiger te worden in progressiegericht sturen.
2. Ook besloten zij om vaker gezamenlijk af te stemmen en te bespreken waarom zij vragen wat zij vragen; dit vergroot de kans dat het waarom helder en overtuigend klinkt, vermindert misverstanden en ondersteunt autonome motivatie.
3. Ten slotte besloten ze de rationale concreter te maken wanneer zij verwachtingen uitspreken, zodat meteen duidelijk is waarom het verzoek nodig is, welke bijdrage dit levert aan belangrijke processen en wat er beter gaat zodra aan de verwachting wordt voldaan; daardoor begrijpen medewerkers de bedoeling, maken zij het doel eigen en kiezen zij met autonome motivatie hoe zij het gaan realiseren.

Reflectievragen voor jouw MT

Ben jij ook MT-lid? Hoe gaat jouw MT om met het uitleggen van verwachtingen (progressieverwachting) en het waarom daarachter (de rationale)?

• Nemen jullie als team de tijd om gezamenlijk te bespreken waarom jullie bepaalde dingen vragen van medewerkers?
• Hoe vaak bereiden jullie belangrijke stuurgesprekken samen voor, zodat jullie een consistente boodschap uitdragen?
• In hoeverre gaan jullie ervan uit dat wat voor jullie vanzelf spreekt, ook voor anderen vanzelf spreekt?
• Waar ligt in jullie gesprekken de nadruk: op regels en afspraken, of op het waarom daarachter?