Herken je het volgende?

Je hebt met je team een goede sessie gehad over een belangrijk thema (bijvoorbeeld over het verbeteren van de dienstverlening, het efficiënter maken van werkprocessen of het oplossen van specifieke problemen). Tijdens de sessie was er enthousiasme, er werden uitstekende ideeën naar voren gebracht en ieder ging met goede voornemens naar buiten. Ook is er een mooi verslag gemaakt van de opbrengsten van de sessie. Maar een jaar later blijken dezelfde problemen er nog te zijn, soms zelfs iets sterker. Dan komt de vraag op: hoe kan dit, terwijl het toen zó logisch en nuttig voelde?

Dit soort gebeurtenissen zie je veel wanneer organisaties geen werkende verbetercyclus hebben. Zonder systematiek blijven verbeteringen los en tijdelijk: plannen zakken weg, dezelfde problemen komen terug, en wat werkt wordt niet vastgehouden. Met systematiek worden intenties omgezet in gedrag: je leert sneller wat werkt, stelt gericht bij, borgt wat werkt in routines, en voorkomt dat dezelfde problemen steeds terugkeren. De meest bekende van die systematische verbeteraanpakken is PDCA: Plan – Do – Check – Act. In de meeste organisaties die periodiek beoordeeld worden door auditors of toezichthouders is PDCA de gebruikelijke terminologie.

In dit artikel leg ik uit waar PDCA vandaan komt, waarom het in de praktijk soms een papieren cyclus wordt, en hoe je PDCA zó invult dat het wél leidt tot betekenisvolle progressie. Lees verder »